FISCALIS - DINAMARCA (y II):
D)
APLICACIÓN DEL SISTEMA TRIBUTARIO
D1) Estructura del censo de contribuyentes
·
Ámbito
subjetivo, ¿quiénes lo integran?:
a)
Personas físicas: Toda la población. El sistema funciona por el número
de la Seguridad Social y todo el mundo, desde que nace, tiene uno. Se
asigna incluso antes que el nombre. La entrega del número y el mantenimiento
de este fichero se realiza por los Ayuntamientos.
b)
Personas Jurídicas y Actividades Empresariales y profesionales: se asigna
un número a cada una de estas actividades. Dicho número se solicita en
un modelo de alta censal a la Administración Estatal.
·
Información
que contiene.
a)
Personas físicas: hay dos partes del registro, una pública y otra
social:
i) Registro
privado: en él figura el nombre, el número de la Seguridad Social, la
dirección actual y anteriores, el estado civil, los matrimonios anteriores,
los hijos, las uniones de hecho y el nombre de los padres. Este registro
es controlado por el Ministerio de asuntos interiores: Registro central.
Es obligatoria la comunicación al municipio de destino de los cambios
de domicilio en un plazo de 5 días.
El número de identificación de la Seguridad
Social se compone por las seis cifras de la fecha de nacimiento, cuatro
más asignadas por el ayuntamiento y un dígito de control que indica también
el sexo de la persona. Los ciudadanos facilitan este número para cualquier
relación pública o privada.
La autorización para acceder a este registro
está limitado a unas pocas personas de la Administración local, la estatal
y de la policía, para preservar la confidencialidad de la información.
Hay que justificar los motivos del acceso.
ii) Parte
social: se registra cualquier problema de índole familiar o social y las
ayudas recibidas. Esta parte del registro sólo está accesible para el
Ayuntamiento donde reside la persona.
b)
Personas Jurídicas y Actividades Empresariales y profesionales: se asigna
un número a cada una de estas actividades. Dicho número se solicita en
un modelo de alta censal. En el caso de solicitudes en los que se incluya
el nombre de alguna persona morosa o de su cónyuge sólo se da el alta
previa aportación de un aval por un año.
·
Sistemas
y métodos de depuración.
a)
Personas Físicas: no existe necesidad de depuración, puesto que
incluso los cambios de domicilio son notificados obligatoriamente a la
Administración, evitándose totalmente la existencia de personas sin dirección
conocida. La devolución de alguno de los formularios que le remite por
correo podría indicar un cambio de domicilio, pero en Dinamarca no existe
prácticamente correo devuelto.
b)
Personas Jurídicas: al remitírseles los formularios por correo
cada tres meses, se controla el domicilio de las empresas.
·
Obligación
de inscribirse y excepciones.
Todo
el mundo está obligado a la inscripción sin que existan excepciones. Los
empresarios y profesionales deberán obtener, además de su número personal,
un número por cada actividad distinta o nueva que deseen comenzar, lo
que supone un gran control de sus actividades empresariales.
·
Control
de los nuevos contribuyentes inscritos.
En la
Administración Regional de Odense se ha creado recientemente, con carácter
experimental para toda Dinamarca, una unidad de seguimiento de las empresas
de nueva creación. Dicha unidad presta un servicio de asesoramiento y
supervisión permanente durante los dos primeros años de vida de la empresa.
Todos
los trámites necesarios para el inicio de una nueva actividad se realizan
ante esta unidad, sin necesidad de que se obtengan autorizaciones, licencias
o permisos de una multiplicidad de entes.
Durante
estos primeros dos años se realiza un control permanente de los libros,
las obligaciones formales y las declaraciones presentadas, poniéndosele
de manifiesto a la empresa cualquier desviación o anomalía detectada.
D2) Sistema de declaraciones: presentación,
realización de ingresos, solicitud de devoluciones y compensaciones
a) Renta
de asalariados: la declaración es remitida automáticamente por la Administración
Municipal. Se envía un formulario que ocupa una cara de una página en
el que figuran ingresos, gastos y deducciones, pero no liquidación.
El modelo
dispone de una columna para realizar correcciones, pero menos de un 10%
de los contribuyentes las realiza, ya que el sistema de retención calculada
por la Administración ha adelantado la mayoría de las contingencias y
se dispone de una información muy fiable. Si no se comunica ninguna corrección,
se procede a practicar liquidación en un impreso que sirve también de
carta de pago y es enviado al contribuyente por correo.
El sistema
de retenciones mencionado hace que las declaraciones resulten a devolver
o a ingresar sólo una pequeña cantidad. Si la cantidad a ingresar es menor
a 12.000 Dkr. (268.800 ptas.) no hay que ingresar nada, pero dicha circunstancia
se tendrá en cuenta para el cálculo de las retenciones del próximo año.
Si la
cuota a ingresar es superior a 12.000 Dkr. (268.800 ptas.) hay un recargo
sancionador y se pagará en tres plazos: Septiembre, Octubre y Noviembre.
Las
devoluciones de renta comienzan el 4 de Mayo, terminando la campaña en
Octubre.
b) Empresarios
y Profesionales: Utilizan un modelo diferente de declaración, teniendo
que ser ellos los que lo aporten completado a la Administración para que
ésta determina la cuota tributaria. El modelo para empresarios también
es muy sencillo.
La campaña
de devoluciones a los empresarios comienza el 1 de Abril. Del 1 de Julio
a Noviembre se realizan comprobaciones sobre las cuentas anuales, examinándose
contabilidad y facturas.
c) Sociedades:
pueden optar por realizar pagos a cuenta, con lo que el tipo a aplicar
será del 34% o a ingresar en un único pago con un tipo del 38%.
d) IVA: impreso sumamente simple que sirve también de carta de pago.
Al igual que los demás impresos, no es objeto de compra, sino que la Administración
lo remite por correo a los contribuyentes.
Los ingresos y devoluciones son trimestralmente para todos. Si hay
problemas de pago, se fijará un ingreso mensual que se irá regularizando
cada tres meses.
E) EL CONTROL DEL CUMPLlMIENTO DE LAS OBLIGACIONES
TRIBUTARIAS
·
Organización
general del control, tipo
de actuaciones (en oficina, masivas, en profundidad, parciales, generales,
etc.)
En las
actuaciones de control no existe ninguna distinción entre las competencias
de control de Gestión e Inspección. Si lo hay en la extensión e intensidad
del mismo. Recordemos que las tareas de Control, Investigación y Recaudación
son llevadas a cabo por cada Dependencia respecto de las empresas de su
ámbito.
Las
unidades de grandes empresas sí realizan controles sectoriales o planes
de obtención de información. Las unidades normales acuden a los servicios
jurídicos o de auditoría si necesitan asesoramiento en sus actuaciones
de control.
Las
actuaciones inspectoras en profundidad son desarrolladas por las unidades
de auditoría.
Las
actuaciones de control por las unidades de empresas se realizan muy próximas
al momento de la declaración, especialmente si hablamos de devoluciones.
Ya hemos comentado en apartados anteriores de este informe que se está
muy encima de los contribuyentes, siendo un objetivo primordial evitar
que estos acumulen deudas que luego sean difíciles de cobrar.
La mayoría
de las comprobaciones se realizan en la calle con visita a los contribuyentes
(todos los funcionarios son competentes para visitar a las empresas),
pero realizándose previamente un trabajo de depuración en la oficina.
Gran parte de este trabajo se realiza al introducir manualmente las declaraciones
en el ordenador, comprobando la evolución de las partidas con respecto
a los dos años anteriores.
Una
vez seleccionado un contribuyente, sin que abunden los procesos masivos
ni las herramientas de selección, se notifica –generalmente por teléfono–
la visita.
En la
misma se informa al contribuyente de sus obligaciones y de los cambios
normativos existentes o próximos, asesorándole sobre el cumplimiento de
sus obligaciones.
·
Criterios
para la selección de contribuyentes a comprobar
y para practicar los distintos tipos de comprobaciones.
En la
Administración estatal la selección la realiza el funcionario mediante
muestreos o por control de los formularios y su comparación con los dos
ejercicios anteriores o contrastando manualmente con la información disponible
en el sistema.
Se controlan
mayoritariamente las devoluciones de IVA o de Sociedades.
En los
Ayuntamientos sí utilizan herramientas de cruce para la selección de contribuyentes
con rentas empresariales. Dichas herramientas comparan diferencias entre
el año anterior y el presente. El funcionario es quien decide la extensión
de la comprobación.
F) RECAUDACIÓN EJECUTIVA
·
Organización
general del área.
La recaudación
ejecutiva se realiza por personal de las mismas áreas que gestionan el
tributo debido, no existiendo una división por dependencias como en la
Agencia Tributaria.
El personal
de recaudación realiza sus funciones como representante del Ministerio
de Justicia, que es del que nominalmente depende, aunque se encuentran
plenamente integrados dentro de la Administración Tributaria.
El procedimiento
recaudador se inicia sin ninguna formalidad ni notificación, por el mero
hecho de haber dejado de ingresar en plazo alguna deuda tributaria. No
existe tampoco recargo de apremio. No existen procedimientos automatizados
para deudas de menor cuantía.
El reparto
de tareas entre el personal de recaudación de cada área se realiza por
adscripción geográfica. El número de visitas diarias realizado es bastante
alto: 15 visitas. El sistema está encaminado a evitar que las deudas tributarias
se incrementen, es por ello que en cuanto se detecta una falta de ingreso
se inician los contactos con la empresa.
En un
primer momento se remite una carta (normalmente sin acuse de recibo, sistema
apenas utilizado en la Administración) al deudor, citándolo para que comparezca
en la oficina. Si la citación es desatendida y el funcionario tiene que
desplazarse se impone una penalización variable, conforme a una tabla
preestablecida, en la que se tiene en cuenta la cantidad debida. El mínimo
es de 300 Dkr. (6.720 ptas.)
Los
agentes recaudadores organizan sus visitas normalmente por orden de importancia
cuantitativa. Las visitas van encaminadas al cobro en efectivo, total
o parcial, de las deudas. Las cantidades de dinero que puede llevar consigo
un recaudador al final de la jornada pueden ser de varias decenas de millones
de pesetas, sin que manifiesten tener gran preocupación por su seguridad.
Las
visitas se registran en un Libro de Diligencias. Parte del contenido de
las mismas será introducido posteriormente en el sistema informático.
En dichas diligencias se refleja:
Fecha,
hora, número de identificación, Nombre, dirección, tipo de deuda, recargo
por retraso. Espacio para los acuerdos. Documento del libro firmado solo
por el funcionario.
En tres
de las cuatro visitas realizadas con la agente de recaudación (un taller,
una bodega y dos granjeros), se recaudó en efectivo una parte de la deuda,
liquidándose totalmente en uno de los casos. La deuda de la bodega fue
cancelada totalmente al día siguiente de nuestra visita, procediéndose
en la misma al embargo del dinero que había en caja. Es también muy frecuente
que los morosos ingresen cuando se les avisa de que se va a realizar una
visita.
En caso
de reiterada incomparecencia y de dificultades de localización se recaba
la colaboración de la policía (recordemos que los funcionarios de recaudación
realizan su trabajo por cuenta del Ministerio de Justicia). La policía
se ocupa de localizar al deudor y de llevarlo a prisión, entregándolo
en las oficinas de la Administración al día siguiente.
Para
facilitar la recaudación, la normativa que rige el procedimiento ha sido
recientemente modificada. Las principales novedades son el acceso de la
Administración tributaria al Registro de Morosos, la limitación de nuevas
altas censales a los mismos y la posibilidad de cambiar la periodicidad
de los pagos de IVA de trimestrales a mensuales:
-
Los
morosos son inscritos en un Registro de carácter público gestionado por
una empresa privada, RKI Kredit Information, A/S. Las consecuencias de
dicha inscripción son el cierre de toda posibilidad de financiación bancaria
o de realizar compras con pagos aplazados a los morosos de la Administración
tributaria y la posibilidad de la Administración de consultar la situación
frente a terceros de los morosos o de las personas que solicitan aplazamientos.
-
En este
registro se inscriben los morosos con una deuda acumulada superior a 7.500
Dkr. (168.000 ptas.). La información existente se da de baja cuando se
satisface la deuda o, con carácter automático, transcurridos cinco años
desde la fecha de la última actuación de recaudación ejecutiva.
-
También
se limita la posibilidad de obtener un número de identificación para una
nueva actividad empresarial personal o societaria si en la solicitud figura
con cualquier cargo un moroso o su cónyuge si no se aporta un aval bancario
por un año.
-
Para
evitar la acumulación de cantidades a ingresar, las personas con deudas
pueden ser obligadas a realizar los pagos de IVA mensualmente. El ingreso
se hará sobre una cantidad prefijada en función del historial, que se
irá rectificando con la presentación de las declaraciones trimestrales.
Como
otros aspectos de interés, señalar que el personal dedicado a la recaudación
ejecutiva ha recibido un curso de defensa personal. Las visitas las realizan
individualmente, pero llevando con ellos un teléfono móvil de la Administración
y utilizando, normalmente, vehículos de la Administración.
La Administración
tributaria no dispone de créditos preferenciales frente a terceros. Tampoco
existen deudores inapremiables. La preferencia del crédito en relación
con los bienes inmuebles y con los vehículos se define por la fecha de
inscripción de la reclamación de pago en el registro público correspondiente.
Dichos registros son llevados en la Corte de Justicia.
Existe
un tribunal de ejecuciones al que se acude cuando se desean enajenar bienes
de los deudores. Dicho tribunal verifica la deuda y que los bienes pertenezcan
a la persona referenciada. En caso de conformidad se procede a la enajenación
en pública subasta.
G) MODELO INFORMÁTICO
·
Medios
informáticos y sistemas utilizados.
a) Redes
de comunicaciones:
1.-
Red IBM: idéntica a la que tenemos en la Agencia Tributaria. Es la Base
de Datos donde se ubica la información de los Contribuyentes.
Tienen acceso a la misma la Administración Central, la Local y
la Policía, aunque con acceso limitado para cada uno de ellos.
El
sistema informático en el que reside la información de los contribuyentes
ha sido privatizado y es, por tanto, una compañía externa quien se ocupa
de la gestión de esta información, lo que plantea posibles problemas de
confidencialidad.
En
dos o tres años esperan haber pasado de ese sistema para la información
de los contribuyentes a un sistema Windows más amigable para el trabajador.
2.-
Intranet: Conexión de toda la Administración Estatal por una Red propia
que utiliza una línea de comunicaciones diferente de la destinada a la
Base de Datos de Contribuyentes. A esta Intranet no tiene acceso la Administración
Local.
Está
desarrollada sobre Windows 95. El mantenimiento se hace en Odense pero
el servidor principal está en Copenhague. El servidor de la Intranet de
Odense es un antiguo Pentium 75. Un pequeño grupo de cuatro personas se
encarga del mantenimiento de la Intranet, existiendo un único desarrollador
de la misma que realiza programas para uso interno
Las
aplicaciones que están disponibles en la red como programas externos son
la Suite Corel, incluyendo WordPerfect, Delphi, QuatroPro. El mantenimiento
de la Intranet se realiza con FrontPage.
El servidor
de Copenhague dispone de una torre con capacidad para varias decenas de
CD-Rom.
b) Equipos
Informáticos: El acceso a los distintos sistemas se realiza a través de
PC´s: todo el mundo dispone de un ordenador Pentium, la mayoría
de ellos con pantalla de 17”, por considerarse perjudiciales para la vista
monitores de tamaño inferior.
Los
antiguos PC´s fueron mandadas a la policía y a los países bálticos. Las
antiguas pantallas fueron tiradas a la basura, puesto que ningún organismo
las quería.
En todos
los equipos informáticos figura impresa en letras mayúsculas imborrables
su pertenencia a la Administración Tributaria.
c) Portátiles:
Un número bastante considerable de funcionarios dispone de equipos portátiles
que pueden conectar con el servidor exclusivamente para acceso al sistema
de correo electrónico (un programa mucho más evolucionado que el nuestro)
y a la base de datos de contribuyentes.
Para
asegurar la confidencialidad de la llamada y que se trata de la persona
adecuada hay que solicitar la conexión por teléfono cada vez y desde la
oficina central se llama al ordenador portátil para así asegurar que nadie
de fuera del sistema intente acceder a él.
d) Ratones
ergonómicos: para evitar lesiones de muñeca, aquellos funcionarios que
lo deseen puedan hacer uso de unos ratones especiales que consisten en
una barra móvil con dos botones conectada mecánicamente con el ratón.
e) Teclados:
Todos disponen de un añadido para el apoyo de la muñeca.
f) Mesas
de Ordenador: al igual que todo el mobiliario son regulables en altura
e inclinación. Algunas personas tienen la mesa principal inclinada como
la de los arquitectos y la del PC en sentido contrario.
g) Internet:
El sistema principal no está conectado con Internet para evitar el acceso
de Hackers. Sólo el Jefe regional tiene acceso a Internet en la oficina.
La Administración
fiscal danesa dispone de una página Web http:\\www.toldskat.dk en la que ofrece servicios
similares a los españoles. Es ya posible al remisión de declaraciones
por la Red, pero el resultado obtenido en cuanto a empleo Internet es
inferior al esperado. No es un medio de comunicación obligatorio para
la remisión de ningún tipo de declaración.
h) Herramientas
de Selección: no están muy evolucionadas en la Administración Central.
Hay que tener en cuenta que el sistema está orientado a la prevención
y control del período y que, realmente, no necesitan herramientas como
nuestros clases de Inspección.
i) Introducción
de las declaraciones en el sistema: se realiza manualmente por el personal
del área que se ocupa de ellas, sin que exista personal grabador, excepto
en el área de Aduanas.
Están
estudiando el uso de escáner para grabar los formularios que no reciben
por Internet o en soporte. No disponen de códigos de barras PDF.
En
relación con la grabación hay que indicar que los formularios son muy
ajustados en tamaño y en información, no siendo necesarias muchas pulsaciones
para su introducción en el sistema. En Renta, la información es facilitada
por la Administración al contribuyente y no al revés, lo que hace innecesaria
la grabación o el archivo de dichas declaraciones.
·
Organización
general del sistema.
a)
Base de Datos de Contribuyente
Idéntica a la BDN española. No disponen de Bases Locales,
sino que toda la información está disponible en el equipo central.
Llevan
varios años intentando migrar a un sistema Windows más amigable con el
usuario, pero los distintos intentos realizados han sido infructuosos.
En
los Ayuntamientos y para las Personas Físicas se obtiene información cruzada
y su utilizan sistemas de selección automatizados. Para las Personas jurídicas
se hace el control manualmente entre la declaración y los datos existentes
en el sistema.
No pueden
realizarse consultas a los Servicios Centrales a través del sistema
b) Intranet:
A
la Red de Area Local están conectadas todas las Administraciones Regionales
y los Servicios Centrales. Hay documentos que pueden definirse como exclusivamente
de revisión interna o para determinado grupo de personas.
La conexión
con Copenhague es mediante una línea punto a punto de más de 1Mb. Este
sistema dispone de un Firewall para evitar accesos indeseados, pero convive
con el antiguo sistema de almacenamiento de datos de IBM.
El mantenimiento de la misma se realiza por ambos y las Administraciones
Regionales disponen de sus propias páginas en la Intranet:
-
Novedades
informativas: en una revista regional disponible hoy día ya sólo por Intranet.
Se realiza cuando hay alguna novedad, no incluyendo opiniones, sino sólo
hechos. La posibilidad de compartir información con otras regiones está
operativa sólo desde comienzos de este año. La revista electrónica es
editada por las Secretarías Generales. Las referencias personales se realizan
con conexión (link) al archivo de datos personales y foto del funcionario.
-
En la
Información local de la Intranet se ubica toda la información interna
generada, como informes de las reuniones, informes de las Juntas de Jefes,
Propuesta de objetivos para 1999, etc. Al principio comenzó como una Intranet
sólo de Odense. La información propia de la zona está limitada en su acceso
a gente de Odense.
-
Digitalización
de los diferentes informes, memorias, plan de modernización, información
interna, manuales, folletos informativos, modelos e impresos de la Admón.
Tributaria y acceso a los
mismos a través de la Red en sistema PDF.
-
Página
principal de la Intranet de Odense: foto y datos de la Admón. de Odense.
Directorio que permite ir a un mapa de Dinamarca y conectar con las diferentes
Administraciones regionales.
-
Otras
Informaciones y servicios:
-
Conexión
con las Administraciones Regionales
-
Información
Local
-
Directorio
con fotos y datos personales
-
Programas
de formación
-
Información
sobre el sistema informático: EDP
-
Junta
de Jefes: decisiones trascendentes, acuerdos, etc.
-
Cantina:
precios, menús, etc.
-
Reuniones
con los Ayuntamientos (estos no tienen acceso a la Intranet) e Información
enviada a los mismos.
-
Buscador
de información: Alta Vista Search
-
Resumen
de las reuniones con los distintos gremios
-
Información
de la Administración Tributaria Estatal.
-
Tareas
compartidas: acceso a un directorio donde cada uno pone información sobre
su trabajo. La forma de búsqueda es por una lista de nombre de tareas.
El objetivo es poder encontrar la gente que está trabajando en las mismas
actividades en diferentes sitios y así poder compartir información
-
Información
sobre la biblioteca
-
Noticias
del día por Internet a través del correo electrónico y con sistema hipertexto
para llamar archivos
-
Política
de personal. Acuerdos alcanzados. Participan los sindicatos. Se elabora
en Copenhague
-
Proyectos
para el futuro: Plan de modernización. Grupos de trabajo (suelen contar
con gente de las regiones)
-
Información
económica general: cambio de moneda
H) MANAGEMENT
El control
de calidad en la Administración Tributaria danesa se realiza conforme
a los criterios de la European Foundation for Quality Management, organismo
del que son socios de pleno derecho.
Este sistema de evaluación continua está implantado en la Administración desde 1993. En una primera fase se analizan los inputs: jefatura, medios materiales, medios personales y políticas estratégicas. En una situación intermedia están los procedimientos empleados que permiten obtener unos outputs que se evalúan teniendo en cuenta los resultados, la satisfacción del público, la satisfacción de los empleados y el papel que se juega en la sociedad.
Se utiliza
un sistema de evaluación para los diferentes items que permite una comparación
homogénea con otras administraciones, incluso con las de otros países.
Tienen un programa de control junto con Escocia y con Suecia y les permite
realizar un ranking de servicios y de administraciones.
En el
proceso interviene un auditor externo que valora las puntuaciones asignadas
a los diferentes elementos.
Se remitieron
diferentes cuestionarios a los trabajadores y al público, permitiendo
conocer su valoración del trabajo.
Los
resultados finales de la administración danesa han sido muy positivos
en el análisis del período que va de 1993 a 1996. Realizarán una nueva
encuesta en 1999 para cerrar el ciclo de análisis.
Entrenamiento
y formación de los funcionarios daneses que valoraron los diferentes items
El Modelo,
que ha sido adaptado a la Administración Fiscal danesa se estructura en
nueve criterios: cinco referidos a los Agentes
(Liderazgo, Estrategia, Gestión del Personal, Recursos y Procesos) y cuatro
referidos a los Resultados (Satisfacción del Cliente,
Satisfacción del Personal, Impacto en la Sociedad y Resultados). Cada
elemento, a su vez, se desagrega en varios subcriterios.
La utilización
de este Modelo en las evaluaciones internas permite comparar los
resultados obtenidos en una determinada unidad con los correspondientes
a otras unidades de la Administración Fiscal, o de otras organizaciones
públicas o privadas. Con estas evaluaciones se busca valorar la habilidad
de una unidad para mejorar su gestión de forma continuada, mediante la
adopción del objetivo de trabajar por implantar la Calidad Total en la
organización.
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